Externalisation, sous-traitance, outsourcing sont tous des termes pour désigner le transfert d’une partie des fonctions d’une entreprise vers un prestataire externe. Le prestataire doit cependant être un partenaire et accompagner l’entreprise dans son évolution. Si le prestataire n’arrive pas à suivre les changements au sein du marché, il risque de devenir un frein au développement.
Que faut-il externaliser ?
L’externalisation peut être effectuée chez un prestataire dans le pays d’implantation ou chez un prestataire dans un autre pays ; on parle d’externalisation offshore dans ce cas.
D’une manière générale, les activités qui ne font pas partie de votre cœur de métier doivent être externalisées. L’objectif d’une externalisation est certes la réduction des coûts, mais surtout l’avantage de se focaliser sur les activités qui apportent réellement du cash à votre entreprise. La priorité pour une entreprise est de faire des ventes.
On peut classifier de 2 sortes les activités à externaliser :
- Les activités techniques : Ce sont des activités dont la maîtrise technique demande du temps d’apprentissage. Exemple : Comptabilité, support informatique…
- Les activités répétitives qui prennent du temps : En général il s’agit des travaux de secrétariat. Exemple : Saisie, gestion de mail…
Les statistiques montrent qu’en général, 80 % des ventes. Vous devez vous concentrer sur les 20 % d’activités qui amènent les 80 % de ventes.
Quelles sont les règles à suivre pour externaliser ?
Au-delà du bon choix du prestataire qui va faire la sous-traitance, vous devez avant tout respecter les règles suivantes :
- Définir clairement les besoins :
- Si vous-même, vous ne savez pas vos besoins sur une activité donnée, il est évident que le prestataire aura du mal à exécuter la mission.
- Un cahier de charge clair facilitera le travail du prestataire et réduira le coût de prestation. De votre côté, cela vous permettra de mesurer la qualité de sa prestation.
- Garder en interne les projets qui sont difficilement explicables. Étudier le projet avec une équipe en interne et identifier les besoins avant d’envisager l’externalisation.
- Externaliser une fonction qui est vraiment maîtrisée en interne. Vous savez déjà les points de contrôles, il vous sera plus facile de former et contrôler le prestataire.
Mis à part ces règles, la motivation des équipes qui encadreront le projet ainsi que celui du prestataire est également primordiale pour la réussite d’un projet d’externalisation.
Quels sont les avantages ?
L’externalisation comporte de nombreux avantages tant en termes de gestion :
- La possibilité de transformer les frais fixes en frais variables. Le coût dépendra du volume réalisé.
- La possibilité d’ajuster rapidement en cas de variation de la conjoncture. L’entreprise ne gère plus l’aspect ressource en cas d’augmentation ou diminution de la charge.
- La réduction des coûts si l’externalisation est réalisée en offshore.
- La gestion des coûts est plus transparente. Par exemple, pour savoir le coût du support informatique qui en interne comprend le salaire, l’électricité, les coûts des matériels… Avec l’externalisation, il suffit de regarder le montant de la facture du prestataire pour savoir le coût total.
- La possibilité de limiter le nombre d’équipe et de se concentrer sur le cœur de métier.
Quels sont les inconvénients ?
L’externalisation comporte aussi des inconvénients dont la principale est le contrôle effectué sur le prestataire. Voilà pourquoi, nous avons marqué dès le début que le prestataire se doit d’être un partenaire et accompagner l’entreprise dans son évolution. Il ne doit pas être un frein au développement. Voilà pourquoi il est primordial de bien choisir votre prestataire d’externalisation.
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